Notice of Privacy Practice

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
This Notice of Privacy Practices describes how health information (“Protected Health Information” or “PHI”) about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully. We are required by law to give you this Notice about our privacy practices, legal duties with respect to PHI, and your rights concerning your PHI.   We are required to abide by the terms of this Notice that are currently in effect. For more information about our privacy practices, or for additional copies of this Notice, please contact us using the information listed at the end of this Notice.

Uses and Disclosures of PHI That We May Make Without Your Written Authorization.
We may use and disclose PHI without your written authorization for certain purposes as described below.  The examples provided in each category are not meant to be exhaustive, but instead are meant to describe the types of uses and disclosures that are legally permissible.

Treatment
We may use or disclose PHI about you to others providing your care. This will help them stay informed about your care. For example, information obtained by a nurse, provider, or other member of our health care team will be recorded in your medical record and used to help decide what care may be right for you. 

Payment
We may use or disclose PHI for the purposes of determining coverage, billing, claims management, and reimbursement. For example, we may disclose PHI about your treatment to your health insurer so that the insurer will pay us for the treatment.

Health Care Operations
We may use or disclose PHI in connection with our health care operations, including quality improvement activities, training programs, accreditation, certification, licensing or credentialing activities. For example, we may use your medical records to assess quality and improve services.

Required or Permitted by Law
We may use or disclose PHI when we are required or permitted to do so by law.  For example, we may disclose PHI to law enforcement if we reasonably believe that you are a possible victim of abuse, neglect, or domestic violence or the possible victim of other crimes.  In addition, we may disclose PHI to the extent necessary to avert a serious threat to your health or safety or the health or safety of others.  Other disclosures permitted or required by law include the following: disclosures for public health activities; health oversight activities including disclosures to state or federal agencies authorized to access PHI; disclosures to judicial and law enforcement officials in response to a court order or other lawful process; disclosures for research when approved by an institutional review board; disclosures for workers’ compensation claims, and disclosures to military or national security agencies, coroners, medical examiners, and correctional institutions as authorized by law.


Fundraising
We may use PHI to contact you in an effort to raise money for our operations.  We may also disclose PHI to a foundation that is related to us so that the foundation may contact you in an effort to raise money for its operations.  Any fundraising communications with you will include a description of how you may opt out of receiving any further fundraising communications.

Permissible Uses and Disclosures of PHI That May Be Made Without Your Authorization, but for Which You Have an Opportunity to Object.
Family and Other Persons Involved in Your Care:  

•    We may disclose PHI to your family members, close friends, or others involved in your care.  If you are present, then we will provide you with an opportunity to object prior to such disclosures.  In the event of your incapacity or emergency circumstances, we will disclose PHI consistent with your prior expressed preference that is known to us, and in your best interest as determined by our professional judgment. We will also use our professional judgment to make reasonable inferences of your best interest in allowing a person to pick up filled prescriptions, medical supplies, x-rays, or other similar forms of PHI. 

Disaster Relief Efforts
•    We may use or disclose protected PHI to a public or private entity authorized by law or its charter to assist in disaster relief efforts for the purpose of coordinating notification of family members of your location, general condition, or death.  
Uses and Disclosures Requiring Your Written Authorization.   

Psychotherapy Notes 
We must obtain your authorization for any use or disclosure of psychotherapy notes, except for certain exceptions set forth in federal law.    

Marketing Communications:Sale of PHI.  
We must obtain your written authorization prior to using or disclosing PHI for marketing or the sale of PHI, consistent with the related definitions and exceptions set forth in federal law.     

Other Uses and Disclosures
Uses and disclosures other than those described in this Notice will only be made with your written authorization.  For example, you will need to sign an authorization form before we can disclose PHI to your life insurance company or to your attorney.  You may revoke any such authorization at any time by providing us with written notification of such revocation.

You have a right to:
•    Have access to your PHI upon written request. Under limited circumstances, we may deny your request to access your PHI.  We may charge a reasonable fee for the costs of copying and sending you any PHI requested.
•    Obtain an accounting of disclosures of PHI made by us upon written request, subject to certain restrictions and limitations.  
•    Request restrictions as to how your PHI is used or disclosed. You must deliver this request in writing. We are not required to agree to any such request, except if your request is to restrict disclosing PHI to a health plan for the purpose of carrying out payment or health care operations, the disclosure is not otherwise required by law, and the PHI pertains solely to a health care item or service which has been paid in full by you or another person or entity on your behalf.
•    Request to receive PHI by alternative means of communication or at alternative locations. We will accommodate any such request to the extent it is reasonable. 
•    Receive notification if we discover a breach of your unsecured PHI.
•    Request amendment to your health information. You must deliver this request in writing and it must explain why the information should be amended.  We may deny your request under certain circumstances.
•    Request and receive from us a paper copy of CVCH’s most current Notice of Privacy Practices by submitting a written request to the CVCH Privacy Officer.

For questions or complaints:
To exercise your rights set forth in this Notice, contact the CVCH Privacy Officer. If you believe that your privacy rights have been violated, you may file a complaint to the CVCH Privacy Officer and/or the Office for Civil Rights at (206) 615-2287. The complaint must be in writing on paper or electronically. CVCH as matter of law, professional ethics, and guidelines shall not retaliate in any manner against you for filing a complaint. For additional information or clarification of CVCH’s privacy policies and procedures, or about filing a complaint please contact:

HIPAA Compliance and Privacy Officer
509-662-6000, privacy@cvch.org, 600 Orondo Ave. Suite 1 Wenatchee, WA 98801

We may change the terms of this Notice at any time.  If we change this Notice, we may make the new notice terms effective for all PHI that we maintain, including any information created or received prior to issuing the new notice.  If we change this Notice, we will post the revised notice in the waiting area of our offices and on our web site at cvch.org.  You may also obtain any revised notice by contacting Privacy Officer. The effective date of this Notice is June 1, 2002, the date of its original publication, distribution, and use.
Revised Date: 8/2019
 

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AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
Este Aviso de Practicas de Privacidad escribe cómo la información de la salud (“información protegida de salud” o "PHI" por sus siglas en inglés) sobre usted puede ser utilizada y ser divulgada y cómo usted puede conseguir el acceso a esta información. Por favor revíselo con cuidado. La Ley nos requiere que le brindemos a usted esta Notificación que describe nuestras responsabilidades legales y nuestras Prácticas de Privacidad concerniente a la información sobre su salud. Por ley estamos obligados por los términos de esta notificación. Para más información sobre nuestras prácticas de Privacidad, o para copias adicionales de este Aviso, por favor contáctanos utilizando la información que figura al final de este Aviso.
Usos y Divulgaciones de PHI que Podemos Hacer Sin Su Autorización por Escrito. Podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización por escrito para ciertos fines, como se indica a continuación. Los ejemplos proporcionados en cada categoría no son exhaustivos, sino que describen los tipos de usos y divulgaciones legalmente permitidos.
Tratamiento:
•    Podemos usar o divulgar su PHI a otras personas que le brindan atención. Esto les ayudará a mantenerse informados sobre su atención. Por ejemplo, la información obtenida por una enfermera, proveedor u otro miembro de nuestro equipo de atención médica se registrará en su registro médico y se utilizará para ayudar a decidir qué atención puede ser adecuada para usted.
Pago:
•    Podemos usar o divulgar su PHI con el propósito de determinar cobertura, facturación, administración de reclamos y reembolso. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI sobre su tratamiento a su asegurador médico para que el asegurador nos pague por el tratamiento.
Operaciones de Atención de la Salud:
•    Podemos usar o divulgar PHI en relación con nuestras operaciones de atención médica, incluidas actividades de mejora de la calidad, programas de capacitación, actividades de acreditación, certificación, licencia o acreditación. Por ejemplo, podemos usar sus registros médicos para evaluar la calidad y mejorar los servicios.
Requerida o Permitida por Ley:
•    Podemos usar o divulgar su PHI cuando la ley nos exija o nos permita hacerlo. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI a las autoridades si razonablemente creemos que usted es una posible víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica o posible víctima de otros delitos. Además, podemos divulgar su PHI en la medida necesaria para evitar una amenaza grave para su salud o seguridad o la salud o seguridad de otros. Otras divulgaciones permitidas o requeridas por la ley incluyen las siguientes: divulgaciones para actividades de salud pública; actividades de supervisión de la salud, incluidas divulgaciones a agencias estatales o federales autorizadas para acceder a PHI; divulgaciones a funcionarios judiciales y policiales en respuesta a una orden judicial u otro proceso legal; divulgaciones para investigación cuando sea aprobado por una junta de revisión institucional; divulgaciones para reclamos de compensación de trabajadores y divulgaciones a agencias militares o de seguridad nacional, médicos forenses, examinadores médicos e instituciones correccionales según lo autorice la ley.
Recaudación de Fondos:
•    Podemos usar PHI para contactarlo en un esfuerzo por recaudar dinero para nuestras operaciones. También podemos divulgar su PHI a una fundación relacionada con nosotros para que la fundación pueda contactarlo en un esfuerzo por recaudar dinero para sus operaciones. Cualquier comunicación de recaudación de fondos con usted incluirá una descripción de cómo puede optar por no recibir más comunicaciones de recaudación de fondos.
Usos y Divulgaciones Permitidos de PHI que Pueden Realizarse Sin Su Autorización, Pero Para Los Cuales Tiene la Oportunidad de Objetar.
Familia y Otras Personas Involucradas en Su Cuidado: 
•    Podemos divulgar su PHI a los miembros de su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención. Si está presente, le brindaremos la oportunidad de objetar antes de dichas divulgaciones. En caso de su incapacidad o circunstancias de emergencia, divulgaremos su PHI de acuerdo con su preferencia expresada previamente que conocemos y en su mejor interés según lo determine nuestro juicio profesional. También usaremos nuestro criterio profesional para hacer inferencias razonables de su mejor interés al permitir que una persona recoja recetas surtidas, suministros médicos, radiografías u otras formas similares de PHI.
Esfuerzos para Aliviar Desastres:
•    Podemos usar o divulgar PHI protegida a una entidad pública o privada autorizada por la ley o sus estatutos para ayudar en los esfuerzos de aliviar desastres con el fin de coordinar la notificación de los familiares de su ubicación, condición general o muerte.
Usos y Divulgaciones Que Requieren Su Autorización por Escrito.
Notas de Psicoterapia.
•    Debemos obtener su autorización para cualquier uso o divulgación de notas de psicoterapia, a excepción de ciertas excepciones establecidas en la ley federal.
Comunicaciones de marketing; Venta de PHI.
•    Debemos obtener su autorización por escrito antes de usar o divulgar su PHI para su comercialización o venta, de conformidad con las definiciones y excepciones relacionadas establecidas en la ley federal.
Otros Usos y Divulgaciones. 
•    Los usos y divulgaciones que no sean descritos en este Aviso solo se realizarán con su autorización por escrito. Por ejemplo, deberá firmar un formulario de autorización antes de que podamos divulgar su PHI a su compañía de seguros de vida o a su abogado. Puede revocar dicha autorización en cualquier momento enviándonos una notificación por escrito de dicha revocación.
Tienes derecho a:
•    Tener acceso a su PHI mediante solicitud escrita. En circunstancias limitadas, podemos denegar su solicitud de acceso a su PHI. Podemos cobrar una tarifa razonable por los costos de copiar y enviarle cualquier PHI solicitada.
•    Obtener un informe de las divulgaciones de PHI realizadas por nosotros previa solicitud por escrito, sujeto a ciertas restricciones y limitaciones.
•    Solicite restricciones sobre cómo se usa o divulga su PHI. Debe entregar esta solicitud por escrito. No estamos obligados a aceptar dicha solicitud, excepto si su solicitud es restringir la divulgación de PHI a un plan de salud con el propósito de llevar a cabo operaciones de pago o atención médica, la divulgación no es requerida por la ley y la PHI se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención que usted u otra persona o entidad haya pagado en su nombre.
•    Solicitar recibir PHI por medios alternativos de comunicación o en ubicaciones alternativas. Aceptaremos dicha solicitud en la medida en que sea razonable.
•    Recibir una notificación si descubrimos una violación de su PHI no segura.
•    Solicitar enmiendas a su información de salud. Debe entregar esta solicitud por escrito y debe explicar por qué se debe modificar la información. Podemos denegar su solicitud bajo ciertas circunstancias.
•    Solicite y reciba de nosotros una copia impresa del Aviso de Practicas de Privacidad más reciente de CVCH mediante el envío de una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad de CVCH.
Para Preguntas o Quejas:
Para ejercer los derechos establecidos en este Aviso, comuníquese con el Oficial de Privacidad de CVCH. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el Oficial de Privacidad de CVCH y / o la Oficina de Derechos Civiles al (206) 615-2287. La queja debe ser por escrito en papel o electrónicamente. CVCH como cuestión de ley, ética profesional y pautas no tomará represalias de ninguna manera contra usted por presentar una queja. Para obtener información adicional o aclaraciones sobre las políticas y procedimientos de privacidad de CVCH, o sobre cómo presentar una queja, comuníquese con:

Oficial de Cumplimiento y Privacidad de HIPAA
509-662-6000, privacy@cvch.org, 600 Orondo Ave. Suite 1 Wenatchee, WA 98801
Podemos cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si cambiamos este Aviso, podemos hacer que los nuevos términos entren en vigencia para toda la PHI que mantenemos, incluida cualquier información creada o recibida antes de emitir el nuevo aviso. Si cambiamos este Aviso, lo publicaremos en el área de espera de nuestras oficinas y en nuestro sitio web en cvch.org. También puede obtener cualquier aviso revisado comunicándose con el Oficial de Privacidad. La fecha de entrada en vigencia de este Aviso es el 1 de junio de 2002, la fecha inicial de su publicación, distribución y uso.
Fecha Revisada: agosto de 2019